Automazione Documenti & Processi

Ogni settimana, in azienda, qualcuno legge un documento, una fattura, una bolla, un modulo, un estratto conto, un contratto, e lo ricopia a mano in un gestionale o in un sistema interno. Non è un lavoro che richiede competenza o giudizio: è puro copia e incolla, la stessa azione ripetuta decine di volte al giorno. Ed è proprio questo il problema più grande, prima ancora degli errori: si sta usando una persona capace di pensare per fare qualcosa che non richiede pensiero. Il tempo che dedica a trascrivere dati è tempo che non dedica a valutare un cliente, risolvere un problema o migliorare un processo.

Poi, certo, c’è anche l’errore. Basta una distrazione, un numero letto male, una cifra invertita, e nasce uno sbaglio che qualcun altro dovrà scoprire e correggere più tardi, quando ormai è già entrato nel sistema e costa più fatica sistemarlo che prevenirlo.

Il problema si aggrava quando il gestionale aziendale è datato e non si collega con nessun altro sistema. In questi casi, molto comuni nelle PMI italiane, l’unica alternativa oggi è farlo fare a una persona, perché non esiste un collegamento diretto tra i documenti in arrivo e il programma.